Wystawianie faktur online czy klasycznie na papierze, wady i zalety obydwu rozwiązań

Obecnie zdecydowana większość przedsiębiorców wciąż preferuje wystawiać faktury w tradycyjnej, papierowej formie. Taka postawa może budzić zdziwienie, gdyż wystawianie faktur online jest bardzo proste i wygodne. Przeczytaj, jakie są wady i zalety obydwu rozwiązań i zastanów się, czy nie warto zacząć wykorzystywać program do fakturowania w swojej firmie.

Większość przedsiębiorców wciąż woli wystawianie faktur w tradycyjnej formie – dlaczego?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami polskiego prawa, faktury wystawione w sposób elektroniczny traktowane są dokładnie tak samo, jak ich papierowe odpowiedniki. Z punktu widzenia przedsiębiorcy nie powinno być między nimi żadnej różnicy. Mimo to wielu przedsiębiorców boi się wystawiania faktur w wersji elektronicznej. Może to być podyktowane przyzwyczajeniem, że papierowe dokumenty traktuje się „poważniej”. Starsze pokolenie, które co prawda potrafi obsługiwać komputer, może traktować wystawianie faktur online z pewną nieufnością, obawą. Brakuje również świadomości prawnej – niektórzy po prostu nie wiedzą, że faktury wystawiane online traktowane są dokładnie tak samo, jak ich papierowe odpowiedniki.

Dlaczego warto przestawić się na wystawianie faktur online?

Wystawianie faktur online ma bez wątpienia wiele zalet. Oznacza on przede wszystkim dużą oszczędność dla przedsiębiorcy. W tym przypadku potrzebny będzie nam jedynie program do fakturowania.
Nie jest to duży wydatek, wręcz przeciwnie, w Internecie dostępne są liczne darmowe programy do fakturowania.

Nawet jeśli zdecydujemy się na płatny program do fakturowania, prawdopodobnie szybko i tak koszt jego użytkowania nam się zwróci – koszty druku i wysyłki faktur w formie tradycyjnej potrafią pochłaniać olbrzymie fundusze. Bardzo często nawet nie zdajemy sobie sprawy, ile kosztuje nas wysyłka papierowych faktur do wszystkich kontrahentów. Zmiana formy faktur może sprawić, że dużo zaoszczędzimy: koszty kopert, znaczków, papieru, tuszu do drukarki… Jeżeli firma wystawia tylko kilka faktur miesięcznie, są to koszty marginalne, przy kilkuset lub kilku tysiącach robi się całkiem poważna suma. Dodatkowo, nie zużywając tyle papieru, postępujesz w sposób bardziej przyjazny środowisku.

Warto zwrócić uwagę także na czas, w jaki przygotowana faktura trafia do kontrahenta. Jeśli wysyłamy ją tradycyjną pocztą, może iść dłużej, co oznacza, że prawdopodobnie później otrzymasz zapłatę. Dodatkowo, Twój kontrahent, zwlekając z zapłatą może tłumaczyć, że nie otrzymał jeszcze faktury, dlatego też czeka z dokonaniem przelewu. Jeżeli wyślesz fakturę drogą elektroniczną, nie ma możliwości, by zawieruszyła się gdzieś na poczcie – masz od razu jasność, co się dzieje.

Jaki program do fakturowania warto wybrać?

Pozostaje kwestia tego, jaki program do fakturowania warto wybrać. W przypadku małych i średnich firm zazwyczaj wystarczą darmowe programy do fakturowania, które dostępne są do pobrania w Internecie. Możemy znaleźć również darmowe programy do fakturowania, które posiadają dość zaawansowane funkcje. Korzystanie z tego rodzaju programów jest proste i przebiega w duże mierze w sposób intuicyjny – po utworzeniu konta wystarczy wpisywać dane kontrahentów, wybierać nazwę produktu i stawkę VAT, natomiast system sam automatycznie przeliczy pozostałe wartości.

Przygotowaną w ten sposób fakturę możemy od razu wysłać bezpośrednio do kontrahenta. Jeżeli zechcemy ją również zapisać na dysku lub wydrukować – na przykład chcąc archiwizować dokumenty również w formie papierowej – możemy to również w bardzo prosty sposób zrobić.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *